Definition of Order Letter
a letter of
order is a document that confirms the details of a purchase of goods or
services from one party to another. It usually includes more information about
what you are ordering, like quantity, model number, or color, the payment
terms, and the matter in which the products are to be shipped. When the
recipient receives this letter, they will process the order and send the
merchandise.
- Order Letter Definition
An “Order” is an expense for the person
placing the order and an income for the one getting it. But this is not all.
The company that bags the order has to fulfill lot of commitments to ensure
that it has a satisfied customer, which can be an individual or another
company. Timely delivery of the order, quality of delivery and after sale service
– are all part and parcel of getting an order.
An Order Letter is the
one that is written by the person/company placing the request of purchase from
another company. This letter comes into action only when a detailed study of
the desired product has been done in the market and based on promised service,
quality and price of the product, a decision for a purchase has been made.
An Order Letter should
be drafted very carefully as it needs to pen down all the terms and conditions
of the purchase for the benefit of both involved parties. It should have
details such as product specifications, quantities, price agreed upon, delivery
date, late delivery clauses, etc. It should be addressed to the person
responsible for the execution of the order with a copy to the head of
department. Since it is totally an official letter it should be typed.
- Order Letter Sample
Mancini Kitchen Equipment
Troy D. Mancini
4220 Straford Park
Harold, KY 41635
Dear Mr. Mancini,
We would like to
purchase twenty two (22) individual stand mixers (Model #43423), all in the
color red.
We would like you to
charge this purchase to the preexisting account that we have with you, business
account #543234.
We hope to receive
this order no later than Friday, November 11th, 2009. Attached to this letter
please find our preferred shipping method and receiving address.
Please confirm that
you received this order by calling us at 232-231-4563 anytime during business
hours, Monday to Friday.
Thank you for your
cooperation.
Keller Kitchen Co.
Surat
permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual
mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari
penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan
keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi tujuan
calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila calon
pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan syarat
jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.
Surat
permintaan penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur
resmi secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual,
misalnya tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui
telepon. Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses
terjadinya transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli
bertanya atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya.
Sebagai reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan
pesanan dan akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual
beli.
Ingatlah bahwa semua informasi
yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti bisnis yang
lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca untuk menyusun
table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun sebuah order
letter anda harus memenuhi:
·
Reference
to a source of information (referensi untuk sumber informasi)
·
List
of produk to be ordered (daftar produk untuk di pesan)
· Quantity,
quality, price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor
catalog (jika ada))
·
Details
of delivery and payment (detail pengantaran dan pembayaran)
·
An
order number (nomor pesanan)
Order
letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh
perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua
cara dalam membuat order letter, yaitu:
a.
Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan
resmi)
b.
Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan
resmi)
Pemesanan
tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis
surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat
itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga
konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan.
Sementara
di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir
pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom
yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO)
biasanya terdiri dari:
·
No.
(number) (nomor)
·
Unit
price (harga peruntit)
·
Description/
items (barang)
·
Amount
(Jumlah)
·
Quantity
(jumlah banyak
·
Delivery
date (tanggal pengiriman)
·
Type
(jenis)
·
Terms
of payment (cara pembayaran)
·
Contoh
surat Order Letter:
Contoh
Reply Order Letter :
terima kasih sangat membantu
ReplyDeleteThanks
ReplyDeleteMantap
ReplyDeletethanks
ReplyDeleteTerimakasih contekannya
ReplyDeleteTerima kasih kak, jawabannya
ReplyDeleteBusiness Writing ya kak:)
ReplyDelete